こんにちは、ハルです！
突然ですが僕は単純作業が嫌いです。
報告書の作成やエクセルでの計算、仕事にはどうしても単純作業が発生してしまいますよね？
そんな単純作業を効率化し、楽に済ませることができれば本当にやるべきことに多くの時間を割くことが可能です。
この記事では単純作業を効率化するコツやメソッドをご紹介します。
なぜ単純作業は辛いのか
僕は単純作業が嫌いです。
なぜこんなことに時間を割く必要があるのか、他の人でもできるのではないか、この作業をやったところで自分は成長するのか、評価には繋がるのか。
そんなことを考えてしまいます。
とはいえ仕事には否が応でも単純作業が発生してしまうもの。
僕はマーケターなのでレポート作成や週次での数値確認など多くの単純作業が発生します。
営業であれば見積書や報告書作成など、職種によって違えど単純作業が一切ないという方はほとんどいないのではないでしょうか？
「ぶっちゃけだるいですよねー」
資料だって先方への説明に用いるものであればガッツリ作り込みますが、社内報告という定型業務のためであれば時間は割きたくありません。
単純作業が辛いのは必要性が分からないからです。
人間、必要性のないことに時間を割くほど辛いことはありません。
単純作業が早い人の特徴
そんな単純作業なので、少しでも素早く終わらせてもっと重要な仕事に時間を使いたいもの。
そして単純作業が早い人には3つの特徴があります。
優先順位をつけている
単純作業が早い人は仕事において優先度をつけています。
やれば成果が出る仕事、評価が上がる仕事の優先度を高くして、誰がやっても同じ単純作業は優先度を下げています。
そのため必要以上に頭を使って疲れたり、時間をかけて他の仕事をできなくなったり、ということがありません。
使う時間を決めている
単純作業が早い人は作業に使うべき時間を決めています。
あくまで単純作業。必要以上に時間を割いて丁寧な仕事をする必要はありません。
とはいえ人間、作業に取り掛かれば細部が気になって必要以上に時間を使ってしまうものです。
そのため、彼らは あらかじめ作業に用いて良い時間を決めています。
社内報告書の作成は1時間以内、数値の集計は30分以内に終わらせると言った具合に。
そして時間がくれば満足のいく出来でなくとも次の仕事に進みます。
関連記事：仕事に時間制限を設けることで仕事力は飛躍的に成長する
感情を持たずにすぐに取り組む
単純作業は面倒なので取り掛かるのが億劫です。
やりたくないなー、でもやらなきゃなーという感情で知らず知らずのうちに疲労が溜まっていきます。
思い当たる節、ありますよね？
そのため、彼らはすぐに作業に取り掛かり、感情を持たずに淡々とこなします。
単純作業で脳を使う必要はありません。
もっとクリエイティブで重要な仕事において思考力を発揮するため、なるべく脳を使用せずに仕事を終わらせてしまうのです。
単純作業を効率化するための方法
では単純作業を効率化するため、今日からできる方法をご紹介します。
これらは僕が日々行なっていることで簡単に実践可能です。
ぜひご参考にしていただけると嬉しいです。
時間割を作る
1日のうちでどの時間に何をやるか、という時間割を作成します。
小学校や中学校の時には時間割がありましたよね？
あれと同じです。
その日にやるべきタスクを書き出す人は多いですが、それだけではどの時間にどのタスクをどれだけ時間をかけて行うか判断できません。
時間割では以下のようにタスクの順番、時間を設定します。
・メディア記事作成 9:00〜12:00
・B社打ち合わせ資料作成 13:00〜14:30
・A社見積もり作成 14:30〜15:00
・デザイン確認 15:00〜17:00
・未入金回収 17:00〜18:00
時間割を作ることでタスクに順序と制限時間が設定された状態になります。
時間割を作ればあとはこれに沿って動くだけです。
詳しくは下記の記事でご紹介しています。
感情を殺す
物騒な見出しですが（笑）
単純作業をだるいなー、やりたくないなーと思う気持ちは分かります。
しかしその感情によって知らず知らずのうちに人間は疲労しています。
近年の研究では1日に行える人間の意思決定の回数に制限があるともされています。
関連記事：1日の決断には回数制限がある？ 決断回数を減らすメリットとは？
では如何に感情を殺すか。
これについては完全な正解を見つけられていないので、より良い方法があれば追記します。
一つの方法としては音楽を聴くことです。
歌が入っているものではなくカフェミュージックのようなものを流します。
これで余計なことを考えることが抑えられているような気がします！
テンプレート化する
最後は作業をテンプレート化することです。
パワーポイントやエクセルを使用する場合、テンプレートを作って作業を効率化します。
他にもツールを使用している場合、何かしら効率化できることがあるはずです。
週次や月次で行う定型業務の場合、少しでもテンプレート化を図り、毎回毎回0から作業を始めないようにします。
まとめ
ここまで単純作業が早い人の特徴や効率化の方法について紹介してきましたがいかがでしたか？
最後に紹介した内容を振り返ってみます。
【単純作業が早い人の特徴】
・優先順位をつけている
・使ってよい時間を決めている
【単純作業を効率化する方法】
・時間割を作る
・感情を殺す
・テンプレート化する
以上です。
また時間割は単純作業に限らずタスク管理として非常にオススメする手法です。
こちらの記事で詳しく紹介しているのでぜひ読んでみてください！
この記事が少しでもお役に立てれば何よりです。
ありがとうございました！