こんにちは、ハルです。
本日はタスク管理、生産性向上における最強のメソッドである「時間割」についてお伝えしていこうと思います。
社会人の方、若手社会人の方は1日のタスク管理においてお悩みではないですか？
時間割を作成すれば迷う時間が減る、仕事の質が上がる、仕事が定時に終わるという3つのメリットがあります。
少しでもタスク管理にお悩みの方には必ずお役立ちできる内容です。
ぜひ、お読みください。
タスク管理に困っていませんか？
早速ですが社会人の皆様はタスク管理にお困りではないですか？
僕は困っています。（笑）
というよりも困っていました。
1日の始りにその日やるべきことを洗い出します。
で、順番に仕事に取り掛かるのですが、1日が終わっても洗い出したタスクが完了していない。
終わらなかったタスクは明日にしようと思って先延ばしをしたものの、気づけば1週間経っても終わっていない。（笑）
そんな経験はありませんか？
これは僕の実体験ですが。。
1日の頭にやるべきことを洗い出す、ここまでは多くの人やっていることではないかと思います。
しかし、洗い出すだけだと2つの問題が発生するんですよね。
それは
- タスクに取り組む順番が設定されていないため、重要なものではなく簡単なものから取り組んでしまう
- 個々のタスクにかけられる時間が可視化されていないため、タスクに見切りをつけて終わらせることができない。
ということです。
分かる〜ってなった方は多いのではないでしょうか。
そしてこれらの問題に対する解決策が「時間割作成」なんです。
時間割を作ってみよう
この時間割は小学校や中学校の時間割と同じです。
時間割では1時間目が算数、2時間目が音楽といった具合にその時間にやるべきことが全て可視化されていますよね。
かつ、そのチャイムがなったら休憩を経て自動的に次の時間割に移行します。
これを仕事のタスク管理に活用する訳です。
例えばタスクを洗い出しただけだとこうなります。
・A社見積もり作成
・B社打ち合わせ資料作成
・デザイン確認
・メディア記事作成
・未入金回収
これらのタスクをミーティングや打ち合わせの合間を縫ってこなしていく訳です。
これを時間割にするとこうなります。
・メディア記事作成 9:00〜12:00
・B社打ち合わせ資料作成 13:00〜14:30
・A社見積もり作成 14:30〜15:00
・デザイン確認 15:00〜17:00
・未入金回収 17:00〜18:00
定時が9:00〜18:00の会社で、昼休憩が12:00〜13:00の前提です。
通常はミーティングや打ち合わせがあるため業務時間の全てをタスクに充てられることはないかと思いますが、便宜上その辺りは省略して時間割を作成しています。
朝イチでこのような時間割を作成してしまう訳です。
あとは時間割に沿ってタスクを処理していくだけです。
また、制限時間が来たらタスクが完全に達成できていなかったとしても、次のタスクに移行するようにして下さい。
アウトプットとして最低限の基準にも達していないなら定時後に残業をするようにして、時間割は必ず乱さないようにします。
また、時間割を紙に書き出した場合、タスクを完了したタイミングで一つ一つのタスクを罫線で書くと達成感が得られます。
これも可能なら合わせて行ってみて下さい。
時間割作成のメリット
そんな時間割作成には3つのメリットがあります。
迷う時間が減る
朝イチでどのタスクに手をつけるか、タスクを完了したタイミングで次にどのタスクに取り組むかという迷いが発生しなくなります。
タスクに取り組む順番と時間がすでに可視化されているので当然ですよね？
迷いはとんでもなく人間の脳を疲労させます。
毎回「次はどのタスクをやろうかなー」って考えている方なら分かるはずです。
仕事の質が上がる
一つ一つのタスクに対して制限時間が設けられることでダラダラと仕事に取り組むことがなくなります。
そして制限時間は仕事の能力を向上させます。
少し厳しめの制限時間を設定することで、仕事のスピードもクオリティも向上します。
関連記事 仕事に時間制限を設けることで仕事力は飛躍的に成長する
定時に終わる
時間割に沿ってタスクを処理していけば定時に仕事が終わります。
もちろん慣れないうちは制限時間内に仕事を終わらせることができず、残業が発生することもあるでしょう。
しかし時間割作成を継続することで必ず仕事のスピードは向上し、仕事が今までよりも早く終わるようになります。
そうは言っても突発的な仕事は発生するため、バッファーを加味した時間割が作成できるとベストですね。
要は定時が18:00だとすると、17:30を終了時刻とした時間割を作成します。
すると30分のバッファーが生まれるので、差し込みの仕事が発生しても焦ることなく対応できるでしょう。
なお、差し込みのタスクは5分以内で終わるものであればその場で対応し、5分以上かかるものであれば対応する時刻だけ決めた上で後回しにしてしまうことをお勧めします。
関連記事 5秒ルール＋5分ルール やる気いらず。生産性を飛躍的に上げる時間術
時間割作成のコツ
時間割を作成するにあたっては2つのコツがあります。
重要なことは先にやる、作業系のタスクは午後にするということです。
重要なことは先に
まず、重要なタスクは先に処理してしまうようにします。
ここで言う重要とは、他の人を巻き込んだり、自分がボールを止めていることで他の人に影響を与えるものです。
重要なタスクを止めていると周りからの評価も下がりますし、自分の中でもタスクを気にかけ続けることにより脳のリソースが無駄使いされます。
時間割作成時の一つの観点として、重要なタスクは頭に持ってくるようにして下さい。
作業系は午後に
なるべく頭を使うタスクを午前、頭を使わない作業系のタスクを午後に配置するようにします。
午前は頭がクリアに働くので頭を使う作業に向きます。
しかし午後になるに連れて徐々に脳疲労が蓄積していき、スムーズな判断ができなくなります。
それ故、午後は頭を使わない作業に向きます。
なお午後になって蓄積した脳疲労を取り除くには昼寝や運動が有効です。
下記の記事を参考にしてみて下さい。
まとめ
さて、この記事では仕事のスピードと質を高める方法として時間割作成を紹介してきました。
最後にお伝えした内容を振り返ってみましょう。
個々のタスクに対して取り組む順番と時間を記したものが時間割である
時間割作成のメリット
・迷う時間が減る
・仕事の質が上がる
・定時に終わる
時間割作成のコツ
・重要なことは先に
・作業系は午後に
以上です！
このノウハウが少しでも皆様にお役立ちできれば幸いです。
ありがとうございました！